Wie wir vorgehen
Automatisierung ist kein Produkt von der Stange. Jedes Unternehmen tickt anders, hat andere Probleme und andere Systeme. Deshalb läuft jedes Projekt individuell ab – aber immer nach dem gleichen, bewährten Schema.
Scope und Umsetzungstiefe: Nicht jedes Projekt ist gleich groß. Das unten skizzierte Vorgehen ist ein umfassendes Schema, welches wir je nach Projektgröße vereinfachen und bei Bedarf auf nur wenige Punkte reduzieren können.
Das Wichtigste vorweg: Sie wissen immer, wo Sie stehen, was als nächstes passiert und was es kostet.
Phase 1: Analyse und Erstberatung
Was wir machen:
Kostenloses Erstgespräch (60-90 Minuten): — Wir hören zu: Was sind Ihre Vorstellungen, wo sehen Sie Raum für Veränderung? — Wir schauen hin: Welche Aufgaben rauben Zeit? — Wir schätzen ein: Was lässt sich wie automatisieren? — Wir sind ehrlich: Was lohnt sich und was nicht?
Konkrete Analyse Ihrer Prozesse: — Zeitaufwand messen: Wie lange dauert was wirklich? — Schwachstellen finden: Wo hakt es regelmäßig? — Systeme checken: Was haben Sie schon, was können wir nutzen? — Quick-Wins identifizieren: Was können wir schnell verbessern?
Am Ende haben Sie: — Klare Potenzialanalyse mit Zeitersparnis-Schätzung — Priorisierte Liste der Automatisierungsmöglichkeiten — Grobes Angebot mit Zeitrahmen und Kosten — Entscheidungsgrundlage: Lohnt sich das für uns?
Phase 2: Detailplanung und Workflow-Design
Was wir machen:
Workflows genau durchleuchten: — Jeden Prozessschritt dokumentieren — Entscheidungspunkte und Ausnahmen erfassen — Datenflüsse und Systemschnittstellen mapping — Fehlerquellen und Engpässe identifizieren
Technische Architektur planen: — Welche Tools passen zu Ihren Systemen? — Wie integrieren wir uns in Ihre Sicherheitsrichtlinien? — Welche APIs und Schnittstellen brauchen wir? — Backup- und Fallback-Szenarien definieren
Klare Projektplanung: — Meilensteine und Zwischenergebnisse festlegen — Testphasen und Freigabepunkte definieren — Ressourcen und Ansprechpartner klären — Realistische Zeitschätzungen mit Puffer
Am Ende haben Sie: — Detaillierte Workflow-Diagramme — Technische Spezifikation in verständlicher Sprache — Festes Angebot mit Festpreis (bei klar definierten Projekten) — Klaren Projektplan mit Terminen
Phase 3: Entwicklung und Umsetzung
Was wir machen:
Iterative Entwicklung: — Wir bauen in 1- oder 2-Wochen-Zyklen — Sie sehen regelmäßig Zwischenstände — Anpassungen sind jederzeit möglich — Keine bösen Überraschungen am Ende
Ständige Abstimmung: — Regelmäßige Status-Updates — Sofort-Feedback bei Problemen oder Änderungswünschen — Transparenz über Fortschritt und eventuelle Verzögerungen — Sie bestimmen Prioritäten bei Entscheidungen
Integration in Ihre Systeme: — Schritt-für-Schritt-Integration, nicht alles auf einmal — Bestehende Systeme bleiben unangetastet — Parallelbetrieb möglich, bis alles läuft — Rollback-Möglichkeit, falls doch etwas schief geht
Was Sie währenddessen machen: — Ihre normalen Aufgaben – wir stören nicht — Kurze Abstimmungen nach Bedarf — Feedback geben, wenn Sie Zeit haben — Vorbereitung der Testphase mit Ihrem Team
Phase 4: Test und Optimierung
Was wir machen:
Ausführliche Tests: — Alle Szenarien durchspielen, auch die seltenen — Stresstest: Was passiert bei hoher Last? — Fehlerfall-Tests: Wie reagiert das System bei Problemen? — Sicherheitstests: Sind alle Daten geschützt?
Training mit echten Daten: — KI-Komponenten mit Ihren Daten trainieren — Anpassung an Ihren Sprachstil und Ihre Prozesse — Fine-Tuning für optimale Ergebnisse — Performance-Optimierung
User-Acceptance-Tests: — Ihr Team testet das System im echten Arbeitsalltag — Feedback sammeln und Verbesserungen umsetzen — Bedienungsfreundlichkeit optimieren — Letzte Anpassungen an Ihre Wünsche
Am Ende haben Sie: — Ein getestetes, funktionierendes System — Dokumentation aller Funktionen und Einstellungen — Notfallpläne für verschiedene Szenarien — Vertrauen in die Zuverlässigkeit
Phase 5: Go-Live und Begleitung
Was wir machen:
Sanfter Rollout: — Nicht alles auf einmal, sondern schrittweise — Erst mit wenigen Prozessen, dann ausweiten — Ständige Überwachung in den ersten Tagen — Sofortige Hilfe bei Problemen
Monitoring und Optimierung: — Dashboards zeigen, was läuft und was nicht — Automatische Alerts bei Problemen — Performance-Tracking: Wird wirklich Zeit gespart? — Schnelle Anpassungen bei Bedarf
Support und Schulung: — Ihr Team lernt, das System zu bedienen — Dokumentation und Checklisten für den Alltag — Ansprechpartner für Fragen und Probleme — Regelmäßige Check-ins in den ersten Wochen
Am Ende haben Sie: — Ein laufendes System, das Ihnen Arbeit abnimmt — Ein Team, das weiß, wie es funktioniert — Messbare Zeitersparnis und weniger Stress — Basis für weitere Automatisierungen
Phase 6: Erfolgsmessung und Weiterentwicklung
Was wir machen:
Erfolg messen: — Zeitersparnis dokumentieren: Wie viel Stunden gespart? — Fehlerrate vergleichen: Weniger Probleme als vorher? — Zufriedenheit prüfen: Fühlt sich das Team entlastet? — ROI berechnen: Hat sich die Investition gelohnt?
Optimierungspotenziale finden: — Wo läuft es noch nicht rund? — Welche Prozesse könnten als nächstes automatisiert werden? — Gibt es neue Anforderungen durch veränderte Abläufe? — Wie können wir das System noch besser machen?
Nächste Schritte planen: — Weitere Automatisierungsmöglichkeiten bewerten — Neue Use Cases entwickeln — Langfristige Digitalisierungsstrategie — Budget und Zeitplan für Folgeprojekte
Was das kostet und dauert
Typische Projektgrößen:
Kleine Automatisierung (E-Mail-Workflows, einfache Datenübertragung): — Dauer: 3-5 Wochen — Aufwand: 10.000-25.000 Euro — Ersparnis: 5-10 Stunden/Woche
Mittlere Automatisierung (Kundenservice, Angebotserstellung):
— Dauer: 8-12 Wochen
— Aufwand: 25.000-50.000 Euro
— Ersparnis: 15-25 Stunden/Woche
Große Automatisierung (komplexe Workflows, Multiple Systeme): — Dauer: 12-20 Wochen — Aufwand: 50.000-100.000 Euro — Ersparnis: 30+ Stunden/Woche
Wichtig: Das sind grobe Richtwerte. Jedes Projekt ist anders. Nach der ersten Analyse haben Sie verlässliche Zahlen.
Unsere Prinzipien
Transparenz statt Überraschungen
Sie wissen immer, wo Sie stehen, was als nächstes passiert und was es kostet.
Ihre Kontrolle statt unsere Abhängigkeit
Wir bauen Systeme, die Sie verstehen und selbst weiterentwickeln können.
Echte Ergebnisse statt leere Versprechen
Messbare Zeitersparnis und nachweisbare Verbesserungen.
Häufige Fragen
”Müssen wir unsere bestehenden Systeme ändern?”
Normalerweise nicht. Wir integrieren uns in das, was Sie haben. Nur in seltenen Fällen sind kleine Anpassungen nötig – das besprechen wir vorher ausführlich.
”Was passiert, wenn Sie nicht mehr da sind?”
Das System läuft trotzdem. Wir bauen bewusst so, dass Sie nicht von uns abhängig sind und ggf. wir die Systeme an Sie übergeben. Plus: Sie bekommen komplette Dokumentation und können alles selbst bedienen.
”Können wir das Projekt jederzeit stoppen?”
Ja. Nach jeder Phase können Sie entscheiden: Weitermachen oder stoppen. Sie zahlen nur für das, was bis dahin gemacht wurde.
”Was ist, wenn sich unsere Anforderungen ändern?”
Kein Problem. Wir entwickeln bewusst flexibel und agil. Anpassungen sind in jeder Phase möglich – Sie zahlen nur für den Mehraufwand.