Die Frage: Kaufen oder bauen?
Immer mehr Software kommt mit eingebauten KI-Funktionen daher. Zapier kann jetzt “intelligent” entscheiden, Notion schreibt Texte, und selbst Excel hat KI-Features.
Die Verlockung: Einfach ein Add-on aktivieren und fertig ist die Automatisierung.
Die Realität: Manchmal funktioniert das super, manchmal ist es rausgeworfenes Geld.
Der Punkt: Sie müssen wissen, wann was sinnvoll ist.
Wann Standard-Tools reichen
Diese Situationen sprechen für fertige Lösungen:
Einfache, wiederkehrende Aufgaben:
- E-Mails sortieren und weiterleiten
- Termine in verschiedene Kalender übertragen
- Social Media Posts zu festen Zeiten veröffentlichen
- Einfache Datenübertragung zwischen zwei Systemen
Wenig individuelle Anforderungen:
- Standard-Workflows, die viele Unternehmen haben
- Keine besonderen Sicherheitsanforderungen
- Wenig Integration in bestehende, komplexe Systeme
- udget für schnelle Lösungen da
Beispiel: E-Mail-Automatisierung
Gut für Standard-Tools: Newsletter-Anmeldungen automatisch ins CRM übertragen, Standardantworten auf häufige Fragen verschicken.
Aufwand: 2-3 Stunden Einrichtung Kosten: 20-50 Euro/Monat Funktioniert für: 80% der Standard-Anfragen
Wann Sie eine maßgeschneiderte Lösung brauchen
Diese Situationen sprechen für individuelle Entwicklung:
Komplexe Geschäftslogik:
- Entscheidungen hängen von vielen Faktoren ab
- Integration in mehrere verbundene Systeme
- Besondere Branchen-Anforderungen
Hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen:
- Sensible Kundendaten
- DSGVO-Compliance
- Daten dürfen das Unternehmen nicht verlassen
Skalierung und Performance:
- Große Datenmengen
- Kritische Geschäftsprozesse
- 24/7-Verfügbarkeit erforderlich
Entscheidungshilfe: Was passt zu Ihnen?
Fragen, die Sie sich stellen sollten:
1. Wie individuell sind Ihre Prozesse? ✓ Läuft bei uns wie bei allen anderen → Standard-Tool ✗ Haben spezielle Anforderungen → Individuelle Lösung
2. Wie kritisch ist der Prozess? ✓ Wenn es mal nicht funktioniert, ist das ärgerlich → Standard-Tool ✗ Wenn es nicht funktioniert, stehen wir still → Individuelle Lösung
3. Wie wichtig ist Datenschutz? ✓ Normale Geschäftsdaten → Standard-Tool meist ok ✗ Sensible oder vertrauliche Daten → Individuelle Lösung
4. Wie oft ändern sich die Anforderungen? ✓ Einmal einrichten, dann läuft es → Standard-Tool ✗ Regelmäßige Anpassungen nötig → Individuelle Lösung
5. Wie viel Budget haben Sie? ✓ Wenig Budget, schnelle Lösung → Standard-Tool ✗ Mehr Budget, langfristige Investition → Individuelle Lösung
Hybride Ansätze: Das Beste aus beiden Welten
Manchmal ist die Mischung optimal:
Standard-Tools für einfache Teile:
- Datenübertragung zwischen Systemen
- E-Mail-Versand und -Empfang
- Kalendertermines und Erinnerungen
Individuelle Entwicklung für komplexe Teile:
- Entscheidungslogik und Datenanalyse
- Integration in Ihr CRM oder ERP
- Spezielle Berechnungen oder Validierungen
Beispiel: N8N überträgt Formulardaten ins CRM, eine maßgeschneiderte KI analysiert die Daten und erstellt automatisch passende Angebote.
Unsere Empfehlungen
Für kleine Unternehmen (bis 50 Mitarbeiter):
Starten Sie mit Standard-Tools:
- N8N, Zapier oder Make für erste Automatisierungen
- Airtable, Office 365 oder Google Workspace mit KI-Features
- Wenn das gut läuft, später individuell erweitern
Für mittlere Unternehmen (50-500 Mitarbeiter):
Hybride Strategie:
- Standard-Tools für unkritische Prozesse
- Individuelle Lösungen für Kernprozesse
- Schrittweise Ausweitung basierend auf Erfahrungen
Für große Unternehmen (500+ Mitarbeiter):
Individuelle Lösungen bevorzugen:
- tandard-Tools nur für Pilotprojekte
- Fokus auf skalierbare, sichere Architekturen
- Langfristige Digitalisierungsstrategie
Häufige Fehler vermeiden
Das läuft oft schief:
“Das Tool kann alles” Standard-Tools haben klare Grenzen. Nicht überdehnen.
“Erst mal schnell was zusammenklicken” Ohne Planung entstehen chaotische Workflows.
“Individuell ist immer besser” Manchmal reicht die Standard-Lösung völlig aus.
“Das läuft von allein” Auch Standard-Tools brauchen Wartung und Updates.
Kosten-Nutzen-Vergleich in der Praxis
E-Mail-Marketing-Automatisierung
Standard-Tool (Mailchimp + Zapier):
- Setup: 1 Tag
- Kosten: €50/Monat
- Funktionen: Basic-Automatisierung, Standard-Templates
- Geeignet für: Newsletter, einfache Kampagnen
Individuelle Lösung:
- Setup: 4-6 Wochen
- Kosten: €15.000 + €200/Monat Betrieb
- Funktionen: Personalisierung, A/B-Tests, CRM-Integration
- Geeignet für: Komplexe Kampagnen, große Listen
Was wir für Sie tun
Tool-Analyse und Strategieberatung
Unser Vorgehen:
- Ist-Analyse: Aktuelle Prozesse verstehen
- Anforderungsworkshop: Ziele und Constraints definieren
- Tool-Evaluation: Standard vs. Individual bewerten
- ROI-Berechnung: Kosten-Nutzen transparent machen
- Implementierungsplan: Schrittweise Umsetzung
Unsere Empfehlung: Pragmatisch starten, strategisch ausbauen. Nicht jeder braucht das Neueste und Teuerste. Manchmal reicht die einfache Lösung, manchmal muss es die komplexe sein.
Fazit: Der richtige Mix macht’s
Standard-Tools sind perfekt für den Einstieg. Individuelle Lösungen für die Zukunftssicherung.
Die Realität: Die meisten erfolgreichen Automatisierungen sind Mischungen aus Standard-Tools und maßgeschneiderten Komponenten. Der Trick ist zu wissen, was wo passt.
Unser Ansatz: Wir sagen Ihnen ehrlich, was wirklich sinnvoll ist — auch wenn das bedeutet, dass Sie erstmal mit einem €20/Monat-Tool anfangen sollten.