Wie funktioniert KI-Automatisierung technisch?
Die einfache Antwort: Verschiedene Programme arbeiten zusammen wie ein gut eingespieltes Team.
Das längere Bild: Ein KI-basiertes System erkennt, was zu tun ist, holt sich die nötigen Informationen, trifft Entscheidungen und führt Aktionen aus – automatisch und rund um die Uhr.
Der Punkt: Sie müssen nicht verstehen, wie ein Motor funktioniert, um Auto zu fahren. Aber ein gewisses Maß an Wissen hilft, bessere Entscheidungen zu treffen.
Die wichtigsten Bausteine
1. Das “Gehirn” (Workflow-Engine)
Was das macht: Steuert den Ablauf: “Erst das, dann das, wenn X passiert, mache Y”
Praktisch heißt das:
- E-Mail kommt rein → System erkennt Absender → leitet an richtigen Kollegen weiter
- Rechnung wird erstellt → automatische Prüfung → Versand an Kunde
- ebsite-Besucher füllt Formular aus → Daten ins CRM → Willkommens-E-Mail raus
Die Tools dafür: N8N, Make, Windmill – je nachdem, wie komplex es werden soll und wo Ihre Daten bleiben sollen.
2. Die “Hände” (APIs)
Was das macht: Verbindungen zwischen Ihren Programmen – damit sie miteinander reden können.
Ohne APIs: Sie müssen Daten per Hand von einem Programm ins andere übertragen. Mit APIs: Die Programme tauschen Daten automatisch aus.
Praktisches Beispiel: Kunde kauft in Ihrem Online-Shop → automatische Rechnung in der Buchhaltung → E-Mail an Lager → Versand-Etikett wird gedruckt → Kunde bekommt Tracking-Nummer.
Das Gute: Fast jede moderne Software hat APIs. Die Verbindungen sind meist schon da – sie werden nur nicht genutzt.
3. Die “Intelligenz” (KI-Komponenten)
Was das macht: Versteht Texte, trifft Entscheidungen, lernt aus Erfahrungen.
Der Unterschied zu normaler Software:
- Normale Software: “Wenn Betreff = ‘Rechnung’, dann Ordner ‘Buchhaltung’”
- KI-Software: “Das ist eine Reklamation zu Produkt X, dringend, von wichtigem Kunden → sofort an Kundenservice weiterleiten”
Praktische Beispiele:
- Kundenanfragen verstehen und automatisch beantworten
- Rechnungen scannen und Daten ins System übertragen
- Texte schreiben, die zu Ihrer Firma passen
- Termine koordinieren ohne hin und her mailen
Zwei Arten von Automatisierung
Regelbasiert (klassisch)
Funktioniert so: Wenn A, dann B. Immer gleich, keine Überraschungen.
Gut für:
- Rechnungen verschicken
- Daten zwischen Systemen übertragen
- Termine eintragen
- Standard-E-Mails verschicken
Beispiel: Kunde zahlt → Rechnung als “bezahlt” markieren → Dankeschön-E-Mail → Lieferung anstoßen.
KI-gestützt (intelligent)
Funktioniert so: System schaut sich die Situation an und entscheidet, was am besten passt.
Gut für:
- Kundenanfragen beantworten
- Texte schreiben
- Termine finden, die für alle passen
- Probleme erkennen und melden
Beispiel: Kunde schreibt unzufriedene E-Mail → System erkennt das Problem → schlägt Lösung vor → informiert den Kundenservice → verfolgt nach, ob alles geklärt ist.
Oft kombiniert: Klassische Regeln + KI-Entscheidungen = beste Ergebnisse.
Wie die KI lernt
Das Wichtigste vorweg: Sie bestimmen, was gelernt wird.
So funktioniert es:
- System macht Vorschläge
- Sie sagen “gut” oder “schlecht”
- System merkt sich das und wird besser
- Nach ein paar Wochen läuft es fast von allein
Beispiel E-Mail-Bearbeitung:
- Woche 1: System schlägt Antworten vor, Sie korrigieren viel
- Woche 4: System trifft fast immer den richtigen Ton
- Monat 3: System beantwortet 80% der Anfragen selbständig
Ihre Kontrolle: Sie können jederzeit eingreifen, ändern oder abschalten.
Praktische Beispiele
Kleines Unternehmen: Kundenanfragen
Vorher: E-Mails sammeln sich im Postfach, werden übersehen, Kunde wartet.
Nachher: System erkennt Anfrage → sortiert nach Dringlichkeit → schickt Antwort oder leitet weiter → informiert Sie über den Status.
Aufwand: 2-3 Wochen Einrichtung
Ersparnis: 10-15 Stunden pro Woche
Mittleres Unternehmen: Angebotserstellung
Vorher: Kunde fragt an → Daten sammeln → Angebot schreiben → korrigieren → verschicken (3-5 Tage).
Nachher: Kunde füllt Formular aus → System erstellt Angebot → automatische Prüfung → Versand in 2 Stunden.
Aufwand: 6-8 Wochen Einrichtung
Ersparnis: 20-30 Stunden pro Woche, schnellere Reaktionszeit
Was Sie wissen müssen
Technologie ist nur das Werkzeug
Der wichtige Punkt: Die beste Technik hilft nichts, wenn der Prozess schlecht ist.
Deshalb fangen wir immer mit der Frage an: “Wie läuft es jetzt?” Erst wenn das klar ist, schauen wir, welche Technik am besten passt.
Es muss nicht perfekt sein
Realistisch betrachtet: 80% Automatisierung ist oft besser als 100% Handarbeit.
Ein System, das 8 von 10 E-Mails richtig beantwortet, spart Ihnen trotzdem enorm viel Zeit. Die 2 schwierigen Fälle bearbeiten Sie dann selbst.